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Antworten auf die wichtigsten Fragen für Unternehmen

CareFlex Chemie

Registrierung

Nein! Eine E-Mail-Adresse kann als Benutzername für das Portal nur einmal verwendet werden. Sollte dieselbe Person als Admin für mehrere Unternehmen bzw. CareFlex ID´s zuständig sein, empfiehlt sich die Einrichtung von sogenannten "Alias-E-Mail-Adressen" durch Ihre Unternehmens-IT.

Im Falle der korrekten Übermittlung einer Beschäftigten-E-Mail-Adresse kann eine E-Mail-Einladung zum CareFlex-Beschäftigten-Portal erfolgen. Die Absprache hierzu muss individuell erfolgen unter kontakt@careflexchemie.de. Wird keine korrekte Beschäftigten-E-Mail-Adresse übermittelt, liegt die Verantwortung für die Einladung beim Unternehmen.

Der Zeitstrahl liefert die Antworten.

Alle wichtigen Informationen dazu zeigt die Prozessübersicht.

HR-Vorfälle

Eine Übersicht aller HR-Vorfälle finden Sie hier.

Der 25.06.2021 ist der späteste Zeitpunkt für die initiale Beschäftigtenmeldung.

Nein! Mit der Initialmeldung vor dem 01.07.2021 sollten nur Beschäftigte gemeldet werden, die zum 01.07. bereits anspruchsberechtigt sind.

Die CareFlex-Mitarbeiter-ID wird systemseitig vergeben und erfordert keinerlei Eingabe mehr.

Ja! Beschäftigte können grundsätzlich ab Beschäftigungsbeginn gemeldet werden. Sollte sich das Unternehmen für eine Wartezeit entscheiden, kann das Datum der Wirksamkeit gesondert gemeldet werden.

Die Gültigkeit der Anspruchsberechtigung ist immer der 1. des auf den Vorfall folgenden Monats.

Portaladministration

Um Beschäftigte im Unternehmensportal anlegen zu können, müssen auch dem Administrator über die Benutzerverwaltung zunächst die gewünschten Rollen (Rechte) zugeordnet werden. Zum Anlegen vom Beschäftigten beispielsweise die Rolle "HR" bzw. "HR (Führungskräfte)", siehe auch Rollenkonzept Unternehmensportal.

Der Standortkoordinator ist ein Mitarbeiter von CareFlex Chemie. Dieser wird Ihrem Unternehmen zugeteilt und dient Ihnen zukünftig als Ansprechpartner vor Ort.

Das Rollenkonzept Unternehmensportal verschafft einen Überblick über die verwendeten Rollen und die dazugehörigen Funktionen.

Bitte erstellen Sie eine Supportanfrage per E-Mail an kontakt@careflexchemie.de inklusive der betreffenden CareFlex IDs, vor allem inklusive der Unterscheidung welche CareFlexID für welche Unter-CareFlexID melden soll.

Übermittlung der Daten

Für die Übermittlung stehen grundsätzlich zwei Varianten zur Verfügung: manuelle Eingabe im Portal oder in Form von Schnittstellenlösungen. Details finden Sie in der Entscheidungshilfe und den Schnittstellenbeschreibungen.

Theoretisch besteht tatsächlich die Möglichkeit, manuell eine CSV zu befüllen. Sinnvoller Weise wird diese CSV jedoch vom HR-System erzeugt. In beiden Fällen wird die CSV jedoch NICHT vom Unternehmen "hochgeladen", sondern über eine spezielle, zu installierende Software ans Portal übergeben.

Grundsätzlich nicht! Unter Umständen kann jedoch über unseren technischen Dienstleister, N4, eine individuelle Lösung besprochen und angeboten werden.

Die manuelle Eingabe erfolgt im Bereich CRM/Mitarbeiter über "+ neuen Mitarbeiter anlegen". Steht diese Funktion nicht zur Verfügung, gibt es drei mögliche Ursachen:

  • Sie haben dem Benutzer die Rolle "HR" bzw. "HR (Führungskräfte)" nicht zugeordnet, siehe auch Rollenkonzept Unternehmensportal.
  • Sie haben bei der Registrierung eine automatische Übermittlung der relevanten Daten gewünscht.
  • Sie haben bei der Registrierung angegeben, dass Ihre Beschäftigten ausschließlich von einem anderen Unternehmen verwaltet werden.

Ja, initial werden alle Mitarbeiter mit NEU gemeldet.

AES256 zur Verschlüsselung der Datei und zusätzlich Transfer via https Verbindung über Port 443.

  1. Melden Sie sich im Unternehmensportal an. Sie benötigen die Rolle "Technik".
  2. Navigieren Sie zu CRM (1), Unternehmen (2), Einstellungen für den Datenimport (3)
  3. Generieren Sie einen neuen API Token per Klick auf den entsprechenden Button (4). Bitte beachten Sie, dass ältere API-Token durch die Neugenerierung ihre Gültigkeit verlieren.

Screenshot API-Token generieren

Technische FAQs

Die Meldungen müssen mindestens einmal monatlich gesendet werden. Gibt es innerhalb eines Monats keine Vorfälle, so ist eine Leermeldung zu senden. Wird keine Meldung gesendet, wird von einem Fehlerfall ausgegangen.

Ob Sie manuell im Portal melden oder über eine Schnittstelle, geben Sie während des Registrierungsprozesses an. Welche Art einer Schnittstelle Sie wählen, müssen Sie nicht angeben. Die Schnittstelle konfiguriert sich bei der ersten Meldung selbstständig.

Ein Access-Token ist 12 Stunden gültig. Die genaue Gültigkeitsdauer erhalten Sie mit der Response.

Es können mehrfach nacheinander Access-Tokens generiert werden. Eine Neu-Generierung eines Access-Tokens setzt allerdings die vorherigen Access-Tokens auf invalide. Sie können demnach je Meldung einen neuen Access-Token generieren lassen und müssen diesen nicht archivieren.

Aus rechtlichen Vorgaben darf die SteuerID nicht zu dem gewünschten Zweck genutzt werden.

Die Schnittstellenbeschreibung enthält an dieser Stelle leider einen Fehler. Die korrekte URL lautet: https://staging.api.unternehmen.careflexchemie.de

Technische Fehler werden derzeit nicht zurückgemeldet. Es wird gerade eine Log-Schnittstelle gebaut, über die Sie im Nachhinein prüfen können, ob und welcher Fehler vorliegt.

Es wird sehr zeitnah eine REST-Schnittstelle für das Error-Logging geben. Die Daten können auch über eine Browseroberfläche (Swagger-UI) eingesehen werden. Die URL für das Testsystem lautet: https://ingress-careflex-staging.n4group.eu/rest/swagger-ui/

CSV

Theoretisch besteht tatsächlich die Möglichkeit, manuell eine CSV zu befüllen. Sinnvoller Weise wird diese CSV jedoch vom HR-System erzeugt. In beiden Fällen wird die CSV jedoch NICHT vom Unternehmen "hochgeladen", sondern über eine spezielle, zu installierende Software ans Portal übergeben.

Grundsätzlich nicht! Unter Umständen kann jedoch über unseren technischen Dienstleister, N4, eine individuelle Lösung besprochen und angeboten werden.

Das kann zu Dateninkonsistenzen führen, daher ist diese Variante leider nicht möglich. Ein späterer Wechsel ist problemlos möglich.

Das Trennzeichen kann definiert werden, muss allerdings einer Auswahl entsprechen. Empfohlen wird das Semikolon oder die Pipe. Für sonstige Trennzeichen halten Sie bitte Rücksprache mit Ihrem technischen Ansprechpartner bei Careflex für die Integration. Das Trennzeichen muss durch den CareFlex Administrator zu Beginn der Einrichtung einmalig konfiguriert werden.

Sie erstellen eine CSV-Meldung, in der alle Felder bis auf das Erstellungsdatum leer sind, und laden diese über dem gewohnten Weg per SyncTool in das Portal. Als HR-Vorfallstyp geben Sie "leer" an.

Für Staging
careflex-staging-xfiles.de-hamburg-4.s3.xws.x-ion.de
staging.unternehmen.careflexchemie.de
Port 443

Für Prod
careflex-production-xfiles.de-hamburg-4.s3.xws.x-ion.de
unternehmen.careflexchemie.de
Port 443

 

SyncTool

Zur Verschlüsselung der Datei wird AES256 verwendet und zusätzlich Transfer via https Verbindung über Port 443.

Das SyncTool kann nur unter Windows eingesetzt werden.

Sie müssen eine CareFlex ID und einen Pfad zu dem Ordner, der überwacht werden soll, hinterlegen.

Aktuell funktioniert die Übertragung der CSV-Datei nur via SyncTool. N4 bietet bei der Übertragung der Dateien Alternativen an.

Nach aktuellem Stand ist das nicht möglich.

Hier wäre die Empfehlung, dass Sie mit Seeburger o.ä. eine CSV im Eingang einlesen und die Daten im Ausgang dann via SOAP oder REST an die Schnittstelle senden.

Setup und Ausführung des Programms müssen mit dem gleichen Windows Benutzer durchgeführt werden, da das verschlüsselte Passwort in der Windows-Registry sonst nicht entschlüsselt werden kann.

Die Firma, mit welcher Sie sich zu verbinden versuchen, existiert nicht oder der Service-User/Service-User-Secret sind nicht korrekt. Sofern Sie in der Fehlermeldung sehen, dass Sie auf dem "STAGING MODE" sind, haben Sie die korrekten Daten auch im Staging Portal generiert? Daten vom Produktiv-System können nicht auf dem Staging-System genutzt werden und umgekehrt.

Haben Sie im Portal bereits einen API-Token erstellt? Dieser muss für die CSV Schnittstelle "nur" erstellt werden, hat später für Sie keine weitere Verwendung.

Eine zweite Möglichkeit ist, dass das Format diverser Felder nicht korrekt ist. Typische Fehler treten beim Datum auf, Format "2020-01-01" oder beim Geschlecht "f" anstelle "w".

SAP

In Partnerschaft mit einem externen Partner stellt die N4 zwei verschieden SAP-Komponenten kostenpflichtig zur Verfügung. Die erste Komponente übernimmt die Generierung der HR-Vorfälle. Die zweite spricht direkt das SAP-System an und übermittelt Aktualisierungen der Stammdatenmeldungen und sonstiger HR-Vorfälle an das Unternehmensportal.

Die Testphase beginnt Mitte April, sodass im Mai der Start mit den Pilotunternehmen erfolgen kann.

Kontaktieren Sie hierzu bitte unser SAP-Team careconnect-sap@n4.de.

Für die Einrichtung der CareConnect SAP-Komponenten ist nach der Installation initial ein geringer Zeitaufwand notwendig, bis die Komponenten funktionsfähig sind.

Aktuell gibt es konkrete Lösungen für SAP HCM, Datev und individuelle Exporte für alle möglichen HR-Systeme. Infos dazu finden Sie in der Broschüre zu "CareConnect". Wir stehen mit anderen HR-Software Anbietern wie ADP in Kontakt, allerdings gibt es hier noch keine Lösungsansätze.

Felderdefinitionen

Bei Management "True" benötigt ein HR-Mitarbeiter das Recht "HR (Führungskräfte)", um die Informationen zu dem dazugehörigen Mitarbeiter im Portal einsehen zu können.

Was erwarten Sie in diesem Feld? Nur Standortname oder mit Anschrift?
Es reicht im Prinzip die Übermittlung des Standortnamen. Für die Ermittlung der Beratungsadresse ist die zusätzliche Übertragung der Adresse sinnvoll.

Wofür wird dieser Wert verwendet?
Der Standort des Mitarbeiters ist in erster Linie wichtig für die Frage "Wo findet die Beratung des Mitarbeiters statt?". Dementsprechend sollte bei einem Mitarbeiter, der nicht einem Standort fest zugewiesen werden kann, der Standort gesetzt werden, an dem dieser Mitarbeiter beraten werden soll.

Der Standort des Mitarbeiters ist in erster Linie wichtig für die Frage "Wo findet die Beratung des Mitarbeiters statt?". Dementsprechend sollte bei einem Mitarbeiter, der nicht einem Standort fest zugewiesen werden kann, der Standort gesetzt werden, an dem dieser Mitarbeiter beraten werden soll.

Hier das tatsächliche Änderungsdatum des Datensatzes gemeint. Z. B. Wann der Bearbeiter den neuen Nachnamen eingetragen hat. Es wird der Tag des Einstellens der Änderung erwartet.

Wenn der Wert kein "gültig ab" besitzt und somit gültig ab dem Änderungszeitpunkt ist, muss dieses Feld dann ebenfalls befüllt sein? (Dann gleich createdAt)
Ja, dieses Feld ist ein Pflichtfeld und muss mit dem Wirksamkeitsdatum befüllt sein, welches dem “createdAt” entsprechen kann, sofern es nicht vorhanden ist.

Die Antworten auf Ihre Fragen waren nicht dabei? Gern hilft Ihnen unser Customer Service Center unter +49 511 7631-894 von 09:00 bis 17:00 Uhr oder unter kontakt@careflex-chemie.de weiter.

Sie können auch eine Online-Beratung buchen. Ob via Teams, Google Meet, Zoom, Goto Meeting, Skype for Business oder Jitsi,  wir sind für Sie da. Hier geht es zum Online-Terminkalender.